電子メールは企業活動の生命線を支える重要なインフラ。「BIGLOBEクラウドメール」で運用管理負担軽減と安全性向上を実現。

伊藤忠紙パルプ株式会社様

伊藤忠紙パルプ株式会社様では、ビッグローブの「BIGLOBEクラウドメール」を採用。メールシステムの運用管理負担を軽減すると同時に、全メール保管、自動暗号化によるセキュリティ強化やモバイルでの利便性向上など、数多くの成果を達成している。

メールに関わる不満を解消すべくBIGLOBE への乗り換えを決断

伊藤忠紙パルプは、その名が示す通り「紙」のエキスパート企業だ。新聞用紙、コピー用紙などはもとより、業務用パッケージやコンビニ向け食品包装資材など、ありとあらゆる紙製品を提供している。同社情報システム室の長南 恒次郎氏は 「当社では伊藤忠グループの強みを最大限に活かし、商品調達から物流サービスまでカバーするトータルなソリューションをご提供しています」 と説明する。

近年では同業界においても、ビジネススピードに対する要求が一段と強まっている。同社でも顧客とのデータ連携や社内の情報化を急ぐなど、さまざまな取り組みを展開してきた。その一環として2006年に実施されたのが、クラウドを活用したメールシステムのアウトソーシングである。長南氏はその理由を 「以前は自前でメールサーバを運用していましたが、運用管理に多くのコストと工数がかかっていました。IT部門の人的・資金的リソースを戦略分野へ振り向けるためには、インフラ領域の負担をできるだけ軽くしたい。そこでアウトソーシングに踏み切ったのです」 と語る。

その効果は非常に大きく、運用管理工数は以前と比べて1/4以下に下がった。しかし、運用を続けていくうちに、さまざまな問題点も見えてきたという。 「従来利用していたサービスは、モバイルでの使い勝手があまりよくありませんでした。また我々管理者側としても、その都度、業者に依頼しないと各種の設定変更ができないなど、運用面での不満を抱えていました」 と長南氏は振り返る。

さらに課題となっていたのが、セキュリティ、コンプライアンスへの対応だ。同社では不測の事態に備えてメールデータの保管を行っているが、従来のサービスでは送信メールしか残せず、情報漏えい対策に有効な機能も用意されていなかったという。

同社ではこうした課題を解消すべく、メールサービスの乗り換えを検討。その結果、新たに採用されたのが「BIGLOBEクラウドメール」であった。

大幅に向上した使い勝手 運用管理負担の軽減にも成功

BIGLOBEクラウドメールを選んだ理由として、長南氏はサービスメニューの充実度を挙げる。 「従来の事業者も含めて複数のクラウドサービスを検討しましたが、最終的に我々の要望をすべて満たすことができたのは、ビッグローブ1社だけでした」 (長南氏)。

例えば、携帯電話からメールを読み書きする場合、従来のサービスではその都度アドレスとパスワードによる認証が必要な点がネックになっていた。しかしBIGLOBEクラウドメールでは、4桁のアクセスキーでログインする機能が用意されている。 「外出先でもさっとメールを読めるので、ユーザーからも好評です」 と長南氏は語る。同社では営業職の社員を中心にスマートフォンの配布を行っているが、「この機能が使えるなら従来型携帯のままでも構わない」というユーザーも多く、スマートフォン配布費用の削減にも役立っているという。

BIGLOBEのWebメールの使い勝手に対する評価も高い。従来のWebメールはオフィス内で使用しているMicrosoft Outlookとインターフェースが異なり、使いにくいと感じるユーザーも多かった。 「その点、BIGLOBEのWebメールサービスはOutlookライクなインターフェースなので、操作に戸惑う心配がありません」 と長南氏は述べる。将来的には社内の環境についても、BIGLOBEのWebメールに統一していく予定だという。

運用管理の効率化についても成果が上がっている。 「社員の登録・削除の手続きや、迷惑メールの設定などについて、設定作業がスピーディに行えるため、現場のユーザーに対するサービス向上にもつながっています。また、各種機能に関する問い合わせについてもBIGLOBEがすべてワンストップで対応してくれるうえ、問い合わせに対するレスポンスも非常に速いので助かっています」 (長南氏)。

全メール保管と自動暗号化でビジネスの安全・安心を確保

加えて、今回のプロジェクトでもう一つ注目されるのが、「メール保管・監査機能」と「メール自動暗号化機能」の活用だ。前者の機能では、送信メールだけでなく受信メールも含めた全メールの保管が可能なうえに、検索機能や配送制御機能なども装備されている。同社でもこれらの機能を活用し、万一問題が発生した際には即座に調査できる体制を構築した。

「全送受信メールの保存が可能になったことで、内部統制やコンプライアンスに関わるリスクを大幅に軽減できました。しかも自前で環境を構築する場合と異なり、メール保管のためのリソースを用意する必要もありません。コストや運用管理面でのメリットも大きい」 と長南氏は満足感を示す。

また、後者のメール自動暗号化は、添付ファイルまたはメール全文に対して自動的にパスワード付きのzip化を施すというもの。ユーザーは特別意識することもなく、安全に情報をやりとりできる。復号のためのパスワードを自動で相手先に通知する機能も用意されているので、面倒な手間をかけることなくセキュリティを高めることが可能だ。

「情報漏えい対策を考えるうえで暗号化は必須要件ですが、従来のサービスではこうした手軽に安全性を向上させる機能がなかった。しかもBIGLOBEのサービスでは、相手先によって自動暗号化を行う/行わない、パスワードを自動通知する/固定パスワードで運用するといった柔軟な設定も行えます」 と長南氏は語る。

ビジネスを支える重要なインフラである以上、サービスそのものの信頼性・可用性も重要なポイントとなる。しかし同社ではこの分野で長い歴史を誇るBIGLOBEのサービスに信頼を寄せており 「不安は全くなかった」 という。 「当社では、今後も社内向けサービスのクラウド化を推進していく予定です。その点でも、これからBIGLOBEのサービス拡充にも大いに期待しています」 と長南氏は語った。

※記載されている会社名およびサービス名は、各社の登録商標または商標です。

図 BIGLOBEクラウドメールの利用イメージ

BIGLOBEクラウドメールの利用イメージ

多彩なメール関連サービスをワンストップで提供する「BIGLOBEクラウドメール」。
伊藤忠紙パルプではメール保管・監査機能やメール自動暗号化機能なども活用し、セキュリティ・コンプライアンス強化に役立てている。

※2012年2月7日時点の情報です。

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